La Guía RÁPIDA para Deducir tus Gastos Laborales y Evitar Multas de la DIAN
¡Atención Empleador! Si pagas sueldos y quieres que ese gasto sea 100% deducible en tu declaración de Renta, ya no basta con un comprobante de nómina en papel.
La Nómina Electrónica no es solo un trámite, es el documento soporte fiscal que la DIAN exige para validar que tus costos laborales son reales. Ignorarla significa que podrías pagar más impuestos de los necesarios.
1. 🎯 ¿Qué es el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica?
La Nómina Electrónica es el documento digital que soporta los costos y deducciones generados a partir de los pagos que tú, como empleador, haces a tus trabajadores (salarios, prestaciones, seguridad social).
La Función Tributaria Clave:
La Nómina Electrónica es el único documento soporte de costos y deducciones en el Impuesto de Renta. Su finalidad es soportar costos y deducciones de los pagos derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria.
Consecuencia de No Transmitir: La DIAN desconoce tus costos laborales como deducción, aumentando artificialmente tu utilidad fiscal y, por ende, el impuesto que debes pagar.
2. 👥 ¿Quién Está Obligado a Generarla? (¡Verificado por la DIAN!)
Debes generar la Nómina Electrónica si cumples con estas dos condiciones simultáneas:
Tienes Personal Contratado: Eres un sujeto que realiza pagos o abonos en cuenta que se derivan de una relación laboral.
Necesitas Deducir Costos: Eres contribuyente del Impuesto de Renta y Complementarios y requieres soportar los costos y deducciones que provienen de esos pagos.
⚠️ ¡Ojo, Emprendedor! Si solo contratas servicios por honorarios (contrato de prestación de servicios), no aplicas a Nómina Electrónica; en ese caso, el Documento Soporte lo debes emitir tú.
3. ⚙️ La Ruta de Habilitación: ¡Manos a la Obra!
El proceso para empezar a generar y transmitir la Nómina Electrónica a la DIAN tiene 3 pasos fundamentales:
Paso 1: Habilitación en el Portal DIAN
Debes inscribirte como generador de Nómina Electrónica a través del portal de la DIAN.
Paso 2: Elección del Software
Necesitas una solución tecnológica para crear y transmitir el documento. Puedes usar:
- Software Gratuito DIAN: Funcional para un número reducido de empleados.
- Proveedor Tecnológico: La opción más usada. Estas empresas integran la liquidación de tu nómina con la generación y transmisión, facilitando la gestión y el cumplimiento.
Paso 3: Transmisión Mensual
Debes transmitir el documento a la DIAN dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al que se pagó la nómina.
Ejemplo: La Nómina pagada en diciembre de 2025 debe ser transmitida a la DIAN a más tardar en los primeros 10 días de enero de 2026.
4. 📝 ¿Qué Información Debe Contener el Documento?
El documento de Nómina Electrónica es una radiografía del pago de tu empleado y debe contener la información solicitada por la DIAN, incluyendo:
- Datos del Empleador y Empleado.
- Valor Total Devengado: Todos los conceptos a favor del trabajador (salario, horas extras, comisiones, auxilio de transporte, etc.).
- Valor Total Deducido: Aportes a salud y pensión del trabajador, retención en la fuente, libranzas, etc.
- Valor Neto Pagado.
- Código CUNE (Código Único de Nómina Electrónica): El número de validación oficial de la DIAN.
5. 🚨 ¡La Consecuencia que te Hace Perder Dinero!
Este es el punto que más debes tener claro:
Si no generas y transmites la Nómina Electrónica de forma correcta, la DIAN puede desconocer los salarios, aportes a seguridad social y prestaciones sociales como gastos deducibles en tu declaración de Renta.
¿Qué significa esto? Que tu base gravable aumenta, y por lo tanto, pagarás un impuesto de Renta mucho más alto. La Nómina Electrónica es tu seguro de ahorro fiscal.
¡Digitaliza tu Nómina y Ahorra!
La Nómina Electrónica ya no es una opción, es un pilar de tu cumplimiento fiscal. Digitalizar este proceso te da eficiencia, tranquilidad y, lo más importante, la capacidad de deducir legítimamente cada peso que inviertes en tu equipo.
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