El Registro Único Tributario (RUT) es el mecanismo de la DIAN para identificar, ubicar y clasificar a las personas y entidades con obligaciones administradas por la DIAN (o que deban inscribirse por disposición legal).
La mayoría de errores que causan trámites rechazados, demoras y sanciones vienen de: responsabilidades mal marcadas, actividad económica incorrecta o datos desactualizados (dirección/correo).
¿Quién debe inscribirse en el RUT?
La DIAN indica que la inscripción incorpora a personas naturales, jurídicas y demás sujetos obligados a inscribirse, bajo condiciones y requisitos previstos en el Decreto 1625 de 2016.
Caso importante (extranjeros/empresas extranjeras): la DIAN señala que las sucursales de sociedades extranjeras que sean sujetos pasivos de obligaciones tributarias, aduaneras o cambiarias (u otros deberes formales ante DIAN) deben solicitar inscripción en el RUT.
¿Qué son las “responsabilidades” del RUT? (la parte que más confunde)
Las responsabilidades son etiquetas que le dicen a la DIAN (y a terceros) qué régimen/obligación aplica según tu actividad y condiciones. La DIAN publica descripciones oficiales de varias responsabilidades, por ejemplo:
49–No responsable de IVA: aplica a personas naturales comerciantes/artesanos/minoristas, agricultores/ganaderos o prestadores de servicios si cumplen condiciones como ingresos brutos inferiores a cierto umbral, no tener más de un establecimiento, no franquicias, no usuarios aduaneros, entre otras.
50–No responsable de INC restaurantes y bares: para personas naturales que cumplan condiciones (por ejemplo, ingresos por debajo del umbral y máximo un establecimiento).
52–Facturador electrónico: sujeto obligado a expedir factura electrónica y documentos electrónicos relacionados, bajo condiciones técnicas definidas por la DIAN.
47–SIMPLE: régimen que integra obligaciones (anual + anticipo bimestral) y simplifica cargas, según requisitos.
Dónde se ven: las responsabilidades aparecen en la casilla 53 del RUT (“Responsabilidades, Calidades y Atributos”).
Obligaciones clave del RUT (lo que sí o sí debes cumplir)
Mantener el RUT actualizado (plazo)
La DIAN indica que es tu responsabilidad actualizar la información del RUT a más tardar un mes después del hecho que genera la actualización.
¿Hay sanción por no actualizar?
En interpretación normativa (Normograma DIAN), se indica multa equivalente a 1 UVT por cada día de retraso en la actualización; y si la desactualización es sobre dirección o actividad económica, puede ser 2 UVT por día.
¿Actualizar el RUT tiene costo?
DIAN aclara que actualizar el RUT es gratis.
Qué debo revisar en mi RUT (checklist práctico)
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Identificación
Tipo y número de documento (NIT o identificación).
DV cuando corresponda.
Nombre / razón social
Que coincida con Cámara de Comercio (si aplica) y con facturación.
Dirección y municipio
Si cambiaste sede, actualiza dentro del mes.
Correo electrónico
Es crítico para notificaciones y trámites.
Actividad económica (CIIU)
Actividad principal y secundarias; debe reflejar lo que realmente haces.
Casilla 53 – Responsabilidades
Verifica que estén las que te corresponden (por ejemplo, 52 Facturador electrónico si ya facturas electrónicamente).
Establecimientos
Si tienes sedes/locales, revisa que estén bien registrados.
Régimen o pertenencia (si aplica)
SIMPLE u otras calidades.
Coherencia con tu operación
Lo que marca el RUT debe coincidir con lo que haces (ventas, facturación, impuestos).
Fecha de última actualización
Si hubo cambios recientes, revisa que ya estén reflejados.
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