La UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social) es una entidad del Gobierno Nacional (sector Hacienda) que verifica que los aportes a seguridad social y contribuciones parafiscales se paguen de forma correcta y oportuna.
¿A quién puede revisar la UGPP?
En la práctica, la UGPP puede adelantar actuaciones sobre:
- Empleadores (nómina, aportes al Sistema de Protección Social).
- Independientes (aportes y soportes, especialmente cuando hay contratos de servicios, variaciones de ingresos o inconsistencias).
¿Qué revisa la UGPP?
Piensa en UGPP como un “auditor” de coherencia entre lo que pagas, lo que reportas y lo que soportas.
Empleadores: foco típico
Nómina vs PILA vs contabilidad (coherencia de bases y valores).
Soportes de novedades: incapacidades, licencias, vacaciones, bonificaciones, retiros, etc.
Relación de pagos y soportes contables (cuando los solicitan).
Independientes: foco típico
Ingresos, costos/gastos y soportes (según lo solicitado en requerimientos).
IBC (Ingreso Base de Cotización) correcto cuando hay contrato de prestación de servicios.
Regla clave: para independientes con contrato de prestación de servicios, el IBC mínimo corresponde al 40% del valor mensualizado del contrato, sin incluir IVA cuando aplique (y con límites mínimo/máximo según norma).
Proceso UGPP: etapas y plazos
La UGPP describe el proceso en tres etapas: Fiscalización → Liquidación → Recurso de reconsideración.
Etapa 1: Fiscalización
Requerimiento de información: la UGPP solicita información para verificar aportes y soportes.
Requerimiento para declarar y/o corregir: te propone obligaciones pendientes por inexactitud, mora u omisión.
Plazo clave: si no aceptas lo propuesto, puedes presentar objeciones y pruebas dentro de los 3 meses siguientes a la notificación del requerimiento para declarar y/o corregir.
Etapa 2: Liquidación oficial
Si UGPP mantiene diferencias, emite liquidación oficial.
Dato de referencia: vencidos los 3 meses para responder, la UGPP indica que cuenta con 6 meses para validar pagos/objeciones y expedir liquidación oficial.
Etapa 3: Recurso de reconsideración
Tienes 2 meses desde la notificación de la liquidación oficial para interponer el recurso.
La UGPP indica que, admitido el recurso, puede tener hasta 1 año para fallar.
Sanciones UGPP más comunes (con porcentajes oficiales)
Los porcentajes siguientes están en el art. 179 de la Ley 1607 de 2012, modificado por el art. 314 de la Ley 1819 de 2016.
4.1 Omisión o mora (sanción por no declarar)
Si ya te notificaron requerimiento para declarar/corregir: 5% por mes o fracción sobre el valor dejado de liquidar y pagar, tope 100%.
Si no presentas y pagas dentro del término de respuesta: 10% por mes o fracción, tope 200%.
Si declaras antes de que se profiera el requerimiento, no hay lugar a sanción (según esta regla).
4.2 Inexactitud (pagaste menos de lo debido)
Si corriges tras el requerimiento: 35% de la diferencia.
Si no corriges en el plazo: en liquidación oficial puede ser 60% de la diferencia.
4.3 No enviar información / enviarla incompleta o inexacta
Sanción hasta 15.000 UVT, con tabla por meses de mora (ej.: hasta 1 mes 30 UVT; hasta 3 meses 240 UVT; hasta 12 meses 15.000 UVT).
La misma norma contempla reducciones (10% / 20% / 30%) si entregas la información completa dentro de ciertos rangos de tiempo y pagas la sanción reducida.
Checklist práctico para evitar requerimientos
Para empleadores
Conciliación mensual: Nómina vs PILA vs contabilidad (bases, novedades, retiros).
Expediente de soportes: contratos, novedades, liquidaciones, incapacidades y evidencias de pago.
Control de terceros/contratistas: validar IBC, ARL y soportes cuando corresponda.
Para independientes
Regla IBC 40% (si aplica): calcula y guarda el soporte del “valor mensualizado del contrato” y el IVA por separado.
Soportes ordenados: contratos, certificaciones, cuentas de cobro/facturas, extractos, gastos.
Notificaciones: si no informas dirección procesal, los actos pueden notificarse a la dirección reportada en el RUT, por lo que conviene mantenerlo actualizado.
¿Qué hacer si te llega un requerimiento UGPP?
No ignores el plazo (marca fecha de notificación y fecha límite).
Entrega completo y consistente (lo incompleto/inexacto puede disparar sanción).
Responde con expediente: carpeta por periodo + índice de evidencias.
Si hay error real, evalúa corregir oportunamente para reducir exposición (35% vs 60%).
